اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
5 (100%) 6 votes

در این نوشتار ویژگیهای سیستم اتوماسیون اداری OCDE که به صورت تحت وب ارائه شده است به همراه مشخصات و لوازم کلی این نوع از سیستمها معرفی میگردد. اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری ضروری در عرصه کسب و کار امروزه مورد نیاز تمامی سازمانها میباشد که در این نوشتار به بخشهای مختلف آن اشاره و آموزش داده میشود.

اتوماسیون اداری چیست؟ | مزایای اتوماسیون اداری و و معیارهای انتخاب  | دامنه کاربرد  | اتوماسیون اداری تحت وب OCDE |  قیمت اتوماسیون اداری |

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به مجموعه ابزارهای رایانه ای (شامل نرم افزار و سخت افزار) اطلاق میگردد که کار تولید، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات مورد نیاز جهت کسب و کار سازمانها را به صورت اتوماتیک انجام میدهند. ذخیره سازی اطلاعات به صورت کدبندی شده (قابل دسترسی براساس کدها)، انتقال الکترونیک اطلاعات و مدیریت اطلاعات از وظایف اساسی این سیستمها میباشد. استفاده از این سیستمها خصوصا در دوره فعلی و با افزایش حجم اطلاعات، از یک ابزار دلخواه در حال تبدیل شدن به ابزاری ضروری برای پیشبرد کسب و کار سازمانها میباشد.

اساس این سیستمها بر مبنای شبکه ای از رایانه ها تشکیل میشود ( به صورت سنتی شبکه های محلی و در سالهای اخیر به صورت اینترنتی و بدون محدودیت دسترسی). این سیستمها از سال 1980 با اقبال گسترده ای مواجه گردیده و در برخی انواع خود سیستمهای تلفنی سازمانها را نیز تحت پوشش قرار میدهند.

 

 

در عصر ارتباطات، شرکتها با حجم انبوه و روزافزونی از اطلاعات مواجه هستند و نحوه بکارگیری صحیح این اطلاعات و نیز بازیابی و استفاده موثر از آن دغدغه ای جدی و حیاتی برای ارتقای اثربخشی سازمانی به شمار میرود. سیستمهای اتوماسیون اداری که در مراحل اولیه خود صرفا برای مدیریت مکاتبات به صورت الکترونیکی به کارگرفته میشدند، ابزاری بسیار موثر در این راستا در اختیار سازمانها قرار میدهند تا از این طریق بسیاری از فرایندهای کاری خود را با سهولت و اثربخشی بالاتری به انجام رسانند.
در سیستمهای اتوماسیون تحت وب که امروزه جانشین سرویسهای اتوماسیون تحت شبکه شده اند، امکان دسترسی به مکاتبات و دیگر اسناد از هر زمان و در هر مکان میسر است که این قابلیت بسیار مفیدی برای مدیران و کارکنان ایجاد میکند که بدون محدودیت به اسناد خود دسترسی داشته و به همکاری با دیگر اعضای سازمان خود بپردازند.

نکات حائز اهمیت در انتخاب سیستم اتوماسیون اداری

یک سیستم اتوماسیون اداری شامل موارد ذیل است:
– اتوماسیون اداری بستری فراهم میکند برای ثبت تمامی مکاتبات به همراه کدهای مختلف مرتبط با آنها، از قبیل دسته بندی، موضوع، تاریخ، ارسال کننده، دریافت کننده، توضیحات، بازگشتی ها، پیروی ها و … .
– امکان جستجو و بازیابی اسناد مورد نیاز براساس معیارهای مختلف جستجو مشابه آنچه در بالا ذکر شد در سیستم اتوماسیون اداری لحاظ شده است.
– امکان ایجاد گردش کار و ارجاع اسناد به همکاران به صورت مستند و مشاهده گردشکارهای انجام شده بابت هر سند به گونه ای که اقدامات انجام شده بر روی هر سند به راحتی قابل ردگیری است.
– امکان ثبت دستورات و اقدامات برای همکاران و پیگیری نحوه انجام کار به صورت مستند و قابل ردگیری.
– امکان سفارشی سازی برای لحاظ نمودن اسناد مختلف بسته به نوع شرکتها، برای مثال اضافه شدن اسناد مالی، گزارشات و امثال آن.

 

 

با اتوماسیون اداری تحت وب OCDE، در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید.

اتوماسیون اداری OCDE

در اتوماسیون اداری OCDE که قابلیت سفارشی سازی برای نوع سازمانها را دارد، کنترل کامل مدارک، مکاتبات و مستندات در اختیار کاربران قرار میگیرد. این سیستم که بر مبنای تکنولوژی های ابر محور (تحت وب) طراحی شده است و با در نظر گرفتن اصل ساده سازی در عین جامعیت، به راحتی برای کاربرانی با حداقل دانش قابل استفاده میباشد. با توجه به تحت وب بودن آن، امکان راه اندازی یک روزه مهیا بوده و بلافاصله قابل استفاده است.

نکته بسیار مهم در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب OCDE اینست که با توجه به اینکه طراحی به صورت کامل بر بستر مرورگرها و استانداردهای وب انجام گرفته است، امکان به کارگیری آن در تمامی سیستم عامل ها و تمامی وسایل ارتباطی از قبیل لپ تاپ، رایانه شخصی، تبلت و موبایل تنها با اتصال به اینترنت میسر است و هیچگونه محدودیتی در این خصوص وجود ندارد.

مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری OCDE

پس از وارد کردن نام کاربری و رمز عبوری که در اختیارتان قرار داده شده، از منوی سمت راست وارد بخش مکاتبات میشوید. در این بخش با کلیک بر روی دکمه سبز رنگ “جدید” میتوانید سند جدید را ثبت کنید. در همین بخش معیارهای جستجو و جدول مربوطه در اختیار شما قرار میگیرد که میتوانید به راحتی سند مورد نظر خود را پیدا کنید. با کلیک بر روی هر ردیف تصویر سند مربوطه باز خواهد شد و اسناد خوانده نشده نیز متمایز شده است.

اتوماسیون اداری OCDE

بسته به اختیارات اعطا شده، ممکن است دکمه سبز رنگ برای کاربران فعال یا غیر فعال باشد، در صورتی که این اختیار داده شده باشد اطلاعاتی که از کاربر خواسته میشود شامل مواردی از قبیل شماره نامه، موضوع، فرستنده و گیرنده (از لیست عوامل)، توضیحات نامه، تاریخ نامه، شماره نامه بازگشتی و نامه پیروی و همچنین فایل نامه خواهد بود.

با کلیک بر روی نمایه مربوطه در هر ردیف، پنجره مدیریت گردش کارهای سند نمایش داده میشود که از این محل برای ارجاع سند به همکاران و ردگیری این فرایند استفاده میشود.

در هر ردیف آیکون مربوطه وضعیت سند را نشان میدهد که میتواند در دست اقدام، منتظر اقدام شما و یا تکمیل شده باشد.

تهیه پیش نویس در سیستم اتوماسیون اداری OCDE

در این بخش کاربران و کارمندان یک شرکت میتوانند متنی که قرار است به صورت نامه ای رسمی از سازمان ارسال شود را تهیه و برای مرور و امضای مدیریت ارسال نمایند. رویه کار در این بخش به این ترتیب است که در کادرهای مربوطه عنوان نامه، گیرنده نامه، رونوشتها، توضیحات مختصر و دیگر مشخصات نامه وارد میشود و در همین فرم فایل ورد متن نامه که توسط کاربر تایپ شده بارگذاری میگردد. در ادامه در صورت وجود ضمیمه فایل مربوطه به صورت پی دی اف به سیستم معرفی میگردد و نهایتا ثبت میشود.

پس از ثبت پیش نویس، نامه مربوطه به کارتابل امضا کننده منتقل میشود و ایشان میتوانند آنرا قبول، رد یا اصلاح نمایند. در صورت تایید و با انتخاب گزینه ارسال نامه توسط امضا کننده، سیستم به صورت  خودکار امضای الکترونیک ایشان را در محل مربوطه در فایل ورد پیکربندی شده به صورت خودکار قرار میدهد و نامه فوق به صورت اتوماتیک به صورت یک فایل پی دی اف در سیستم ثبت میگردد و دیگر نیازی به اسکن و ورود مجدد اطلاعات نیست. ضمائم مربوطه نیز به صورت خودکار به نامه الحاق میگردد و به این ترتیب سیستم ocde تمامی فرایند تولید یک نامه را برای شما انجام خواهد داد.

ارجاع کار در سیستم اتوماسیون اداری OCDE

در سازمانها نحوه مستندسازی و ردگیری ارجاع کار از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است به نحوی که میتواند بهره وری سازمانی را به صورت ملموسی تحت الشعاع قرار دهد. استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات میتواند گردش کار سازمان شما را به نحوی موثر ارتقا بخشد.

ارجاع کار به همکاران خود را  از طریق سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ocde انجام دهید تا به این ترتیب فرایند مربوطه را تحت کنترل خود درآوردید. سیستم به شما امکان میدهد با انتخاب کاربر مورد نظر شرح اقدام مورد درخواستتان را شرح داده و فایلهای مربوطه را ضمیمه نمایید و برای ایشان زمان تکمیل کار مورد انتظار را نیز تعیین کنید. پس از ثبت، اقدام در کارتابل ایشان نمایش داده میشود و میتوانید راندمان سازمان خود را از این طریق به صورت چشمگیری مدیریت نمایید.

اتوماسیون اداری تحت وب ocde

کنترل بهره وری منابع انسانی

در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب OCDE از طریق مشاهده زمانهای مندرج در ارجاعات و کارهای انجام یافته به پرسنل خود میتوانید زمان انجام کار و بهره وری را به دقت کنترل نمایید. همچنین نمودارهای ارائه شده در سیستم امکان مقایسه بهره وری، حجم کاری و کارهای در جریان همه پرسنل را به صورت همزمان در قالب Bubble Chart به شکل زیر در اختیار شما قرار میدهد. در این سیستم برای هر کاربر یک دایره با رنگ متفاوت لحاظ شده است که قطر دایره نشاندهنده تعداد کارهای باز و در دست اقدام ایشان، محل محور افقی متوسط زمان صرف شده برای تکمیل هر کار و محور عمودی تعداد کارهای تکمیل شده میباشد.

کنترل بهره وری در اتوماسیون اداری تحت وب

 

طبقه بندی اسناد در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب OCDE

به صورت پیش فرض، علاوه بر مکاتبات، صورتجلسات که دارای کدهای متفاوتی از قبیل عوامل مختلف شرکت کننده در آن میباشد نیز در سیستم لحاظ شده است که امکان ثبت، مدیریت و بازیابی این اسناد حیاتی را میسر میسازد. علاوه براین با توجه به نیاز سازمان شما میتوان دیگر اسناد مورد نیاز را نیز به سیستم اضافه نمود. شایان ذکر است که امکان ایجاد گردشکار و ارجاعات برای کلیه اسنادی که در آینده اضافه میشود نیز در نظر گرفته خواهد شد که این موضوع اثربخشی سازمانی شما را به صورت چشمگیری ارتقا خواهد داد.

 

سفارشی سازی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب OCDE

با توجه به نوع سازمان شما، امکان اضافه کردن امکاناتی و یا بخشهای دیگری برای مدیریت اسناد و فرایندهای به سیستم وجود دارد که این امر بدون محدودیت و در اسرع وقت قابل انجام است. قابل ذکر است با توجه به ماهیت منحصر به فرد هر سازمان، انجام این مهم از ضرورتها به حساب میرود که سیستم OCDE آمادگی انجام آن بدون محدودیت برای پیاده سازی گردشکارهای متفاوت سازمانها را دارا میباشد و از این حیث هیچگونه محدودیتی متصور نیست. کافیست جزئیات گردشکارها و یا دیگر ماژولهای  مورد نظر خود را اعلام نمایید تا تیم برنامه نویسی ما اقدامات مورد نیاز را در اسرع وقت انجام داده و پیاده سازی نمایند.

ویرایش نرم افزار OCDE برای شرکتهای ساختمانی در برگیرنده کلیه نیازهای مدیریت یک پروژه ساختمانی میباشد که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به اینجا مراجعه نمایید.این سیستم که در دسته بندی کلی ” محیطهای مشترک اطلاعاتی” Common Data Environment شناخته میشوند هم اکنون در سطح جهانی مورد اقبال فراوانی در صنعت ساخت قرار گرفته است که سیستم ocde نمونه ای از آن است که در ایران طراحی و پیاده سازی شده است و به تدریج در حال گسترش میباشد.

نرم افزار مدیریت پروژه تحت و ب ocde

نمودار پیشرفت فعالیتها براساس گزارشات آنلاین دریافتی

 

امنیت اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب OCDE

با توجه به اهمیت فراوان حفظ امنیت اطلاعات و نیز محافظت از آنها به منظور جلوگیری از هرگونه از دست رفتن اطلاعات، ملاحظات خاصی در سیستم در نظر گرفته شده است. با توجه به ذخیره سازی اطلاعات در سرورهای مستقر در دیتاسنترهای معتبر داخلی به جرات میتوان گفت امنیت اطلاعات شما در این سیستم بسیار بیشتر از سیستمهای محلی درون شرکتهاست چرا که دیتاسنترها تحت مراقب و تدابیر حفاظتی ویژه نرم افزاری و سخت افزاری مطابق استانداردهای خصوص به خود قرار دارند. همانگونه که شما مطمئن هستید اگر فایلی در ایمیل معتبری از قبیل Gmail بارگذاری کنید هر زمان به آن دسترسی خواهید داشت، در سیستم اتوماسیون تحت وب OCDE نیز میتوانید به نگهداری از اطلاعات خود مطمئن باشید.

علاوه بر این، بک آپ گیری منظم از اطلاعات شما در سرورهای ریموت مجزایی نیز انجام میگیرد تا حتی در صورت بروز هرگونه مشکل، نسخه دیگری از اطلاعات شما در محلی امن که حسب مورد میتواند توسط خود شما تعیین شود نیز نگهداری شود. نکته قابل ذکر دیگر اینکه در سیستم OCDE دسترسی پاک کردن اطلاعات به کلی وجود ندارد و هیچ کاربری نمیتواند سوابق و یا مدارک را پاک کند که این امر به صورت قابل ملاحظه ای امنیت را افزایش داده و امکان هرگونه خرابکاری عامدانه را نیز از بین میبرد. این موضوع حفظ تاریخچه گردشکار اسناد را نیز تضمین خواهد نمود.

 

تبریک! اگر تا همین نقطه را مطالعه کردید آموزشهای لازم برای کار با سیستم فوق را بدست آورده اید و میتوانید شروع بکار کنید! اتوماسیون اداری OCDE با توجه به محیط کاربر پسند و رابط کاربری خود برای تمامی کاربران حتی مبتدی نیز به راحتی قابل استفاده است. به عنوان یک معیار مناسب هرشخصی که توانایی کار با ایمیلهای متداول را داشته باشد میتواند به راحتی از عهده انجام کار با این سیستم برآید.

قیمت اتوماسیون اداری OCDE

با توجه به تحت وب بودن سیستم OCDE در صورت استفاده بدون سفارشی سازی و با در اختیار گذاشتن فضای 5 گیگابایتی برای ذخیره اسناد و بدون محدودیت کاربر، هزینه استقرار و راه اندازی آن سالیانه مبلغ 60 میلیون ریال میباشد که بسیار مقرون به صرفه بوده و برای تمامی سازمانها قابل استفاده خواهد بود. بدیهی است در صورت نیاز به سفارشی سازی سیستم هزینه های اولیه سفارشی سازی به صورت مجزا توافق خواهد شد. در صورت نیاز با درخواست کتبی سازمانها امکان ارائه دموی نرم افزار نیز برای بررسی امکانات و تجربه کاربری آن وجود خواهد داشت.

هزینه فوق در حالت ارائه برروی سرور اشتراکی اعلام شده است و در صورت نیاز سازمان به پیاده سازی سیستم بر روی سرور اختصاصی خود، هزینه مربوطه به صورت مجزا اعلام خواهد شد.

پیشنهاد میکنیم همین امروز برای کسب اطلاعات بیشتر و به کارگیری ابزارهای نوین فناوری اطلاعات در سازمان خود اقدام نمایید.ایمیل info@ocpm.ir و نیز شماره تلفن 44803400 جهت ارتباط مستقیم با کارشناسان و  نیز اطلاع از نحوه پیاده سازی در نظر گرفته شده است.