اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری
5 (100%) 2 votes

در این نوشتار ویژگیهای سیستم اتوماسیون اداری OCDE که به صورت تحت وب ارائه شده است به همراه مشخصات و لوازم کلی این نوع از سیستمها معرفی میگردد. اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری ضروری در عرصه کسب و کار امروزه مورد نیاز تمامی سازمانها میباشد که در این نوشتار به بخشهای مختلف آن اشاره و آموزش داده میشود.

اتوماسیون اداری چیست؟ | مزایای اتوماسیون اداری | دامنه کاربرد | اتوماسیون اداری تحت وب OCDE |  قیمت اتوماسیون اداری |

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به مجموعه ابزارهای رایانه ای (شامل نرم افزار و سخت افزار) اطلاق میگردد که کار تولید، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات مورد نیاز جهت کسب و کار سازمانها را به صورت اتوماتیک انجام میدهند. ذخیره سازی اطلاعات به صورت کدبندی شده (قابل دسترسی براساس کدها)، انتقال الکترونیک اطلاعات و مدیریت اطلاعات از وظایف اساسی این سیستمها میباشد. استفاده از این سیستمها خصوصا در دوره فعلی و با افزایش حجم اطلاعات، از یک ابزار دلخواه در حال تبدیل شدن به ابزاری ضروری برای پیشبرد کسب و کار سازمانها میباشد.

اساس این سیستمها بر مبنای شبکه ای از رایانه ها تشکیل میشود ( به صورت سنتی شبکه های محلی و در سالهای اخیر به صورت اینترنتی و بدون محدودیت دسترسی). این سیستمها از سال 1980 با اقبال گسترده ای مواجه گردیده و در برخی انواع خود سیستمهای تلفنی سازمانها را نیز تحت پوشش قرار میدهند.

 

 

در عصر ارتباطات، شرکتها با حجم انبوه و روزافزونی از اطلاعات مواجه هستند و نحوه بکارگیری صحیح این اطلاعات و نیز بازیابی و استفاده موثر از آن دغدغه ای جدی و حیاتی برای ارتقای اثربخشی سازمانی به شمار میرود. سیستمهای اتوماسیون اداری که در مراحل اولیه خود صرفا برای مدیریت مکاتبات به صورت الکترونیکی به کارگرفته میشدند، ابزاری بسیار موثر در این راستا در اختیار سازمانها قرار میدهند تا از این طریق بسیاری از فرایندهای کاری خود را با سهولت و اثربخشی بالاتری به انجام رسانند.
در سیستمهای اتوماسیون تحت وب که امروزه جانشین سرویسهای اتوماسیون تحت شبکه شده اند، امکان دسترسی به مکاتبات و دیگر اسناد از هر زمان و در هر مکان میسر است که این قابلیت بسیار مفیدی برای مدیران و کارکنان ایجاد میکند که بدون محدودیت به اسناد خود دسترسی داشته و به همکاری با دیگر اعضای سازمان خود بپردازند.

یک سیستم اتوماسیون اداری شامل موارد ذیل است:
– اتوماسیون اداری بستری فراهم میکند برای ثبت تمامی مکاتبات به همراه کدهای مختلف مرتبط با آنها، از قبیل دسته بندی، موضوع، تاریخ، ارسال کننده، دریافت کننده، توضیحات، بازگشتی ها، پیروی ها و … .
– امکان جستجو و بازیابی اسناد مورد نیاز براساس معیارهای مختلف جستجو مشابه آنچه در بالا ذکر شد در سیستم اتوماسیون اداری لحاظ شده است.
– امکان ایجاد گردش کار و ارجاع اسناد به همکاران به صورت مستند و مشاهده گردشکارهای انجام شده بابت هر سند به گونه ای که اقدامات انجام شده بر روی هر سند به راحتی قابل ردگیری است.
– امکان ثبت دستورات و اقدامات برای همکاران و پیگیری نحوه انجام کار به صورت مستند و قابل ردگیری.
– امکان سفارشی سازی برای لحاظ نمودن اسناد مختلف بسته به نوع شرکتها، برای مثال اضافه شدن اسناد مالی، گزارشات و امثال آن.

اتوماسیون اداری تحت وب OCDE

اتوماسیون اداری OCDE

در اتوماسیون اداری OCDE که قابلیت سفارشی سازی برای نوع سازمانها را دارد، کنترل کامل مدارک، مکاتبات و مستندات در اختیار کاربران قرار میگیرد. این سیستم که بر مبنای تکنولوژی های ابر محور (تحت وب) طراحی شده است و با در نظر گرفتن اصل ساده سازی در عین جامعیت، به راحتی برای کاربرانی با حداقل دانش قابل استفاده میباشد. با توجه به تحت وب بودن آن، امکان راه اندازی یک روزه مهیا بوده و بلافاصله قابل استفاده است.

مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری OCDE

پس از وارد کردن نام کاربری و رمز عبوری که در اختیارتان قرار داده شده، از منوی سمت راست وارد بخش مکاتبات میشوید. در این بخش با کلیک بر روی دکمه سبز رنگ “جدید” میتوانید سند جدید را ثبت کنید. در همین بخش معیارهای جستجو و جدول مربوطه در اختیار شما قرار میگیرد که میتوانید به راحتی سند مورد نظر خود را پیدا کنید. با کلیک بر روی هر ردیف تصویر سند مربوطه باز خواهد شد و اسناد خوانده نشده نیز متمایز شده است.

اتوماسیون اداری OCDE

بسته به اختیارات اعطا شده، ممکن است دکمه سبز رنگ برای کاربران فعال یا غیر فعال باشد، در صورتی که این اختیار داده شده باشد اطلاعاتی که از کاربر خواسته میشود شامل مواردی از قبیل شماره نامه، موضوع، فرستنده و گیرنده (از لیست عوامل)، توضیحات نامه، تاریخ نامه، شماره نامه بازگشتی و نامه پیروی و همچنین فایل نامه خواهد بود.

 

قیمت اتوماسیون اداری OCDE

با توجه به تحت وب بودن سیستم OCDE در صورت استفاده بدون سفارشی سازی و با در اختیار گذاشتن فضای 5 گیگابایتی برای ذخیره اسناد و بدون محدودیت کاربر، هزینه استقرار و راه اندازی آن سالیانه مبلغ 30 میلیون ریال میباشد که بسیار مقرون به صرفه بوده و برای تمامی سازمانها قابل استفاده خواهد بود. بدیهی است در صورت نیاز به سفارشی سازی سیستم هزینه های اولیه سفارشی سازی به صورت مجزا توافق خواهد شد.